企業強化競爭力的好幫手-TIPS(台灣智慧財產管理規範)
文 / 吳俊億 專利師
在現代商業競爭激烈的環境中，無形資產已成為企業強化競爭力的關鍵要素。隨著科技進步和全球化的發展，無形資產的價值日益凸顯。其中，智慧財產，如專利、商標、營業秘密和著作權等，在商業活動中扮演著關鍵角色，有效管理和保護智慧財產對企業的競爭力和長期發展至關重要。
智慧財產管理：強化競爭力與創新價值的關鍵
智慧財產管理的範疇廣泛且多元。它涉及企業內部的創新、研發和設計，以及外部的智慧財產權保護、合作與授權等。在企業內部，智慧財產管理涉及有效的創新流程和知識管理，以確保創意和知識能夠轉化為實際價值。而在外部，智慧財產管理需要建立合理的佈局策略，確保企業的專利、商標、著作權和營業秘密等都受到適當的保護，同時也要善於進行技術合作和知識轉移，以實現更大的市場影響力。
其次，有效的智慧財產管理有助於提高企業的創新能力和市場競爭力。它可以促進內部知識和經驗的共享，避免重複發明和創新資源的浪費。同時，良好的策略可以保護企業的技術優勢和品牌價值，防止競爭對手的侵犯和剽竊。透過智慧財產的授權和合作，企業可以擴大市場份額、進入新的市場領域，並實現更多元化的收入來源。
臺灣大部分的企業對於智慧財產權的認識與重視已從懵懵懂懂的階段逐步成長到重視、運用，甚至已為其中的佼佼者。然而，目前企業普遍面臨的問題不在於是否擁有智慧財產，而是智慧財產的管理零散。如下圖1所示1，大部分企業雖然知道需要進行例如專利申請、機密文件管理、研發記錄實踐等作業來達到專利或營業秘密的產出，卻仍停留在各部門自行作業、零散片段而未進行系統化整理。在這樣的情況下，A部門的機密資料傳遞到B部門，卻變成一般文件的情況屢見不鮮。另一例是協同合作開發某項技術的C部門和D部門，C部門將該技術提出專利申請，而D部門卻將該技術列為營業秘密，此類矛盾情況也時有發生。因此，隨著企業規模的成長，所累積的智慧財產數量和員工人數不斷增加，如何有效率地進行智慧財產管理，並運用企業所擁有的智慧財產達到創新價值和風險迴避，成為現今企業面臨的主要挑戰。
圖1. 智財管理零散、片斷 （圖片來源：資策會科法所）
有效建立企業智慧財產管理制度的方法：TIPS！
筆者幾年前偶然接觸到臺灣智慧財產管理規範（Taiwan Intellectual Property Management System, TIPS），後來了解到上市上櫃公司治理實務守則在民國109年增訂了第三十七條之二，鼓勵上市上櫃公司建立智慧財產管理制度。而在民國110年的公司治理評鑑中，「公司是否制訂與營運目標連結之智慧財產管理計畫」更被納入評鑑項目，同時訂立了「若取得台灣智慧財產管理系統（TIPS）、ISO56005或類似之智慧財產管理系統標準，並經第三方驗證，則總分另加一分」的加分規定。這些舉措清楚地彰顯了智慧財產管理的重要性。
那麼，什麼是TIPS呢？TIPS是一套融合ISO 9001:2000標準的智慧財產管理規範，專門用於企業內部對智慧財產的管理。它採用了與ISO相同的「規劃-執行-檢查-行動（Plan-Do-Check-Action）」模式，以建立企業內部智慧財產規範為目標。這種模式不僅可以解決廠商零散管理智慧財產的缺點，還能實現持續改善制度的目的。TIPS具有ISO的公信力、完整架構和低門檻等特點，廠商導入TIPS時可以與ISO相整合，減少企業結構的變動，節省導入成本，並避免產生兩套制度互相衝突的問題。因此，如果企業或組織已經具備ISO制度，那麼導入TIPS會更加迅速2。目前TIPS進行稽核的依據是「TIPS管理規範（A級）2016年版」，該規範的推動由工業局委託資策會科法所執行。筆者本身也是在科法所開辦的課程中接受了智財管理顧問的輔導並通過結訓，取得了TIPS自評員資格，具備簽署TIPS自評報告的能力。
根據目前的TIPS分級標準，企業智財經營被分為AAA、AA、A、BB和B共五個級別（參見圖2）。其中，A級以上的級別需要通過稽核驗證才能取得合格認證。達到TIPS A級驗證合格表示企業的智財管理完善，能夠有效避免智財爭議並增加防禦能力。如果讀者是從事企業智財相關工作的從業人員，並希望了解自身所在企業的級別，可以註冊登錄（免費）TIPS官方網站，選擇「參考資源->自行檢視系統」，按照網站系統的問題和答覆進行操作，就能初步了解企業在TIPS中的級別，非常方便！
圖2. 智財分級管理（圖片來源：資策會科法所）
TIPS導入的好處及執行階段概覽
那麼，通過驗證達到TIPS的A級（或以上）級別，對企業會有哪些好處呢？在TIPS官方網站的首頁上，點選「更多影片」，已經可以看到多個臺灣知名公司分享了導入TIPS後對公司的好處和影響。不過，我們在這裡仍提供一個情境案例作為舉例說明：
在尚未導入TIPS之前，A公司是一家汽車零件供應商。管理階層訂立了今年的目標為「打入歐洲汽車供應鏈，取得訂單」。研發部門在了解了管理階層設定的目標後，努力提升公司的技術水平，以便進入歐洲供應鏈。智權部門配合研發進展，制定了「產出5項關鍵技術，並提出臺灣專利申請」的目標，以提高A公司的競爭力。這樣的智權管理目標看似沒有問題，並且確實可以提升公司的競爭力。然而，根據TIPS規範第5.3.1節的規定：「最高管理階層應設定智財管理目標，所設定之目標應符合下列各項要求：(c)與組織經營目標的達成有關；」。因此，TIPS規範指出，公司應該設定的智財管理目標需要與組織的經營目標直接相關。在檢視後，我們發現「產出5項關鍵技術，並提出臺灣專利申請」的智財管理目標明顯與公司的經營目標「打入歐洲汽車供應鏈，取得訂單」沒有非常直接的關聯。A公司在導入TIPS後，也意識到了這個問題，並在管理階層、智權部門和研發部門的溝通討論後，將智財管理目標修改為「產出5項關鍵技術，並在歐洲至少提出2項關鍵技術的專利申請」。因此，當A公司在歐洲申請了關鍵技術的專利後，便能借助專利核准後的排他權效力，提升在歐洲汽車供應鏈中的競爭力，增加A公司達成經營目標的可能性。當然地，以上只是一個案例，實際上，TIPS規範中還有許多細節確實有效地降低了企業經營的風險，並使公司的營運與智財緊密結合。
不過，企業如果想要導入TIPS，該如何進行呢？TIPS的導入原則可以大致分為規劃期、導入期、驗證準備期和驗證期四個階段：
1.規劃期
在規劃期，首先在公司內部組建一個工作小組，評估公司內的智財管理現狀，並盤點內部制度。接著，制定權責矩陣表以初步確定各部門的工作項目。
2.導入期
在導入期，各部門需要了解TIPS的規範，接受TIPS的教育訓練。同時，開始制訂和修訂內部管理制度，確保公司內部規章制度符合TIPS的要求。
3.驗證準備期
在驗證準備期，執行TIPS規定一段時間後，進行智財內部稽核，矯正和改善智財管理。確保一切運作順利後，提交TIPS驗證申請（A級）。
4.驗證期
在驗證期，驗證委員完成驗證後，提供各階段的審查意見，進行修正和改善。驗證結果包含「主要不符合」、「次要不符合」、「觀察事項」和「建議事項」四個級別。其中，「主要不符合」表示缺失會對整個智財管理制度造成嚴重影響，甚至失效；「次要不符合」表示在某個事項或作業程序上不符合，但不會導致管理度無法運作，或者之前觀察但未能改善的項目；「觀察事項」表示懷疑但缺乏客觀證據來證明不符合情況，或者目前的做法在將來可能出現不符合；「建議事項」則是指可以使組織的相關管理變得更好，但不是必需的。
TIPS驗證的嚴格要求和對企業的重要意義
驗證結果必須符合0個主要不符合和最多3個次要不符合，才能通過驗證。換句話說，只要有1個主要不符合，驗證結果就會失敗。企業在導入過程中要特別注意這一點。而觀察事項和建議事項的數量不會影響驗證結果，不過筆者還是會建議企業要將其列入改善目標，避免在下一次稽查時被稽核委員發現都沒有改善，而將觀察事項改為次要不符合，那就得不償失了！
據了解，TIPS的驗證是非常嚴格和客觀的，驗證委員不受業績壓力的影響，以實質性的方式進行驗證處理。他們不會客氣地評估任何缺失情況。這種做法是非常合理的，因為驗證通過代表公司符合TIPS-A級或以上的管理水平，也符合公司治理評鑑中可獲得加分的項目。同時，智財管理的缺失往往會引發公司的核心技術例如營業秘密的外洩，而造成巨大的損失，這對公司而言是不可承受之損失，因此必須謹慎、講究。
而企業可以委託外部顧問進行導入或者自行由企業自行導入，而由於導入TIPS初期勢必還是會增加各部門的工作負擔，因此普遍來說企業遇到的最大問題都會在於各部門的整合，若由企業自行導入，則負責導入的主導人員必須要有極大的溝通及整合能力，方能有效、順利的導入TIPS。而由顧問導入則能藉由顧問的經驗，避免不必要發生的導入缺失，快速且有效的導入TIPS。若讀者有意願進行導入，應審慎考量。
整體而言，TIPS（台灣智慧財產管理系統）的導入對企業具有重要的意義。通過TIPS的驗證，企業可以達到符合TIPS-A級或以上的智財管理水平，進而提升競爭力並降低無形資產管理風險。尤其對上市、上櫃公司而言，TIPS的導入能夠獲得公司治理評鑑的得分及加分項目，這對於業界各位先進來說具有實際的參考價值與好處。因此，企業在智財管理方面應該重視TIPS的導入，以確保符合標準並獲得相應的認證，從而獲得更好的業務成果和企業形象。